双屏 Office技巧 - 应用Windows 10 截图工具加倍文书工作效率

双屏Office技巧 - 应用Windows 10 截图工具加倍文书工作效率

2021/2/25 ｜By G小編

Windows 10截图工具是Windows10 内建的好用软件，相较于PrintScreen全屏幕的僵化复制，「截图工具」允许局部长方形剪取、或手绘任意形状剪取，实在是大大升级了屏幕截图的便利性。
您也许已经知道Windows 10 截图工具，但您一定没想过，双屏加上截图工具的Office技巧如何加乘工作效率，让我们举例几种工作情境的应用方式，让您的office 作业更流畅！

Win 10 截图工具哪里找

方法１：

点选[开始]，在[Windows 附件] 中，点选[截图工具]

方法２：

按下快捷键—『Windows键+Shift+S』即可开启屏幕截图工具

Win 10 截图工具怎么用

步骤１：

在「模式」中，选择所须剪取形状，如「矩形截图」

步骤２：

按下「新增」，屏幕会出现屏蔽，以及可开始选择剪取的「＋」游标

步骤３：

按下「＋」，拉取须剪取的范围

步骤４：

放開「＋」游标，剪取范围已复制，可贴至任何文件

Office情境1：校稿审核

企业中总是有各式文件资料需要审核，您可以利用截图工具，在「Outlook邮件」中直接贴上需要修正的文件段落/图片，清楚说明须修改之内容，大幅节省团队的工作时间。相较于Word/Excel/PowerPoint的内容选取复制，截图工具可以完美复制数据列号/图文显示状况，表达效果100%。

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Office情境２：有效回复 email

想象一下，我们经常需要回复附带清白证明的email，例如：客户追问货物的物流状况、回报同事已完成的工作细项、向供货商提交货款付款证明等。
为了达到有效的沟通，回复Outlook邮件时，可在第二屏幕上开启快递公司的查件网页、 LINE的聊天群组、ERP软件等查询系统，直接将查询结果的关键内容截图、复制，贴回email内文，一封令收件者满意的回复邮件，快速又有效。

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Office情境３：编写SOP手册

新人的训练是所有企业主管最头痛的负担，手把手的教学不但占用老手的时间，还得负起监督、检核的责任。为了有效降低培训成本、强化原有的导师制，将工作流程标准化、文件化是帮助新人更快上手的首要任务。
你可以利用截图工具，快速编写标准作业流程的文件，例如：在ERP操作、供货商后台、快递公司叫件、相关档案连结等，剪取复制关键步骤或画面，贴成SOP的独门秘籍，作为训练时的教学材料，让新人实际操作时，能够如法炮制、自行找出答案，也减少其他同仁教学、校错的时间。