デュアルモニターでのOffice活用テクニック- Windows 10のSnipping Toolで文章作成作業の効率アップ
2021/02/25 ｜Gechic 編集部
Windows 10のSnipping Toolは、Windows 10内蔵の便利なツールです。Print Screenを使った全画面キャプチャーに比べ、「Snipping Tool」なら部分的に四角く切り取ったり、任意の形に手動で切り取ったりできるため、画面キャプチャーが大幅に使いやすくなります。
Windows 10のSnipping Toolをご存じの方もデュアルモニターでSnipping Toolを使うと一体どんな相乗効果があるのか、これまでに考えたことがないのでは？次でご紹介する場面での利用方法を参考にして、今後のOfficeでの作業をよりスムーズに！
Snipping Tool の起動方法
方法１：
「スタート」ボタンをクリックし、[Windowsアクセサリ]で [SnippingTool] を選択します。
方法２：
ショートカットキー「Windowsキー+ Shift + S」を押してSnipping Toolを起動します。
Snipping Tool の使用方法
ステップ１：
「モード」で、「四角形の領域切り取り」など、キャプチャの領域を選びます。
ステップ２：
「新規作成」を押すと、マスクが画面に表示され、「+」カーソルを使用してキャプチャする画面の範囲を選択します。
ステップ３：
「＋」を押して、切り取る範囲を引きます。
ステップ４：
カーソルを離すと、キャプチャした画像がコピーされ、任意のファイルに貼り付けることができます。
シーン1：原稿チェック
会社では、常に様々な文書資料のチェックが必要になります。Snipping Toolを利用して、修正の必要な文章や画像を直接「Outlookメール」に貼り付ければ、修正内容も明確に伝わり、チームの作業時間を大幅に節約できます。Word／Excel／PowerPointのクリップボードを利用したコピーと比べ、Snipping Toolなら資料の行数や表示形式を完璧にコピーすることができ、伝わりやすさ100％です。
シーン2：効果的なメール返信
普段、顧客からの貨物の配送状況問い合わせ、同僚への完了作業詳細についての返信、サプライヤーへの製品支払い証明の提出など証憑書類を添付して返信しなければいけない場合が多々あります。
Outlookメールの返信時にセカンドモニターで運送会社の荷物問い合わせサイトやLINEのトークグループ、ERPソフトなど検索システムを開き、検索結果から大事な内容を直接切り取ってコピー、メール本文へ貼り付け。1通で相手の要求をしっかり満たす返信メールを作成すれば、時間の無駄なく効率的にコミュニケーションが取れます。
シーン3：マニュアルの編纂
新人教育は、管理職にとって悩ましい課題です。マンツーマンで教えるとベテランの手を煩わせるだけでなく、監督や確認の責任まで負わせることになります。そこで、教育コストを効果的にカットし、従来の教育制度をより強化するため、作業工程をマニュアル文書化してしまいましょう。新人もスムーズに即戦力として仕事がスタートできます。
Snipping Toolを利用すれば、マニュアル文書の編纂が素早く行えます。例えば、ERP操作、サプライヤーのバックエンド、運送会社の集荷依頼、関連ファイルのリンク等、関連手順や画像を切り取りコピーして文書に貼り付けるテクニックを使えば、教育訓練時の指導教材として使え、新人が実際に操作する際にも、画像を見ながら作業をしたり、自分で答えを探し出したりできるので、同僚の指導時間や訂正する時間をカットできます。
シーン4：切り取りでプレゼン資料を強化
PowerPointによる資料作成は、企業で日常的にみられる業務です。優秀なプレゼン資料に必要なのは、美しいレイアウトのほか、さらに重要なことは、明確な構成と完璧な裏付けデータです。Google先生で資料を探し出し、Snipping Toolの「自由形式の領域切り取り」を利用して、必要な図表をぴったりの形状で切り取って直接貼り付けましょう。PowerPoint上で画像を調整する時間を節約できます。
活用テクニック
Snipping Toolを「スタート」画面にピン止めする
Windowsメニューからすぐに開けます
<方法> Snipping Toolを右クリック-> [スタートをピン留め]を選択します。
右で切り取り、左で貼り付け。ウィンドウの切り替え不要
編集作業の原稿と切り取った資料原稿を別々のモニターで表示させ、右のウィンドウでデータを切り取ったあと、左のウィンドウの原稿に貼り付け。ウィンドウやソフトの切り替え時間が節約できます。
ショートカットキー「Ctrl + V」を利用
便利な「貼り付け」ショートカットキーは、ぜひ覚えて使いましょう！
「蛍光ペン」の利用
直注意すべきポイントは、画像に蛍光ペンで直接マークアップ。より確実に伝わります！
まとめ
「Snipping tool」はWindows 10の本当に便利なツールです。外付けモニターに接続したデュアルモニターでのOffice作業は、効率を求める方には絶対に試していただきたい素晴らしい利用法です。高い作業効率は、良い作業方法から。この記事の「デュアルモニター+Snipping tool」というOffice活用テクニックが皆さんの効果的なPC操作を助け、作業効率の向上に役立ちますように！
デュアルスクリーンの設定方法については、こちらの記事を参照してください。
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