雙螢幕 Office技巧 - 應用Windows 10 剪取工具加倍文書工作效率
2021/2/25 ｜By G小編
Windows 10 '剪取工具' 是Windows10 內建的好用軟體，相較於PrintScreen全螢幕的僵化複製，「剪取工具」允許局部長方形剪取、或手繪任意形狀剪取，實在是大大升級了螢幕擷圖的便利性。
您也許已經知道Windows 10 剪取工具，但您一定沒想過，雙螢幕加上剪取工具的Office技巧如何加乘工作效率，讓我們舉例幾種工作情境的應用方式，讓您的office 作業更流暢！
Windows 10 剪取工具 哪裡找
方法一：
點選Windows [開始]，打開應用程式選單, 找到W開頭的[Windows 附屬應用程式] 並打開，點選[剪取工具]
方法二：
按下快捷鍵—『Windows鍵+Shift+S』即可開啟螢幕截圖工具
Windows 10 剪取工具 怎麼用
步驟１：
在「模式」中，選擇所須剪取形狀，如「長方形剪取」
步驟２：
按下「新增」，螢幕會出現遮罩，以及可開始選擇剪取的「＋」游標
步驟３：
按下「＋」，拉取須剪取的範圍
步驟４：
放開「＋」游標，剪取範圍已複製，可貼至任何文件
Microsoft 之剪取工具操作說明如下
使用剪取工具擷取螢幕擷取畫面
Office情境1：利用剪取工具校稿審核
企業中總是有各式文件資料需要審核，您可以利用剪取工具，在「Outlook郵件」中直接貼上需要修正的文件段落/圖片，清楚說明須修改之內容，大幅節省團隊的工作時間。 相較於Word/Excel/PowerPoint的內容選取複製，剪取工具可以完美複製資料列號/圖文顯示狀況，表達效果100%。
Office情境２：使用剪取工具有效回覆email
想像一下，我們經常需要回覆附帶清白證明的email，例如：客戶追問貨物的物流狀況、回報同事已完成的工作細項、向供應商提交貨款付款證明等。
為了達到有效的溝通，回覆Outlook郵件時，可在第二螢幕上開啟快遞公司的查件網頁、 LINE的聊天群組、ERP軟體等查詢系統，直接將查詢結果的關鍵內容剪取、複製，貼回email內文，一封令收件者滿意的回覆郵件，快速又有效。
Office情境３：以剪取工具編寫SOP手冊
新人的訓練是所有企業主管最頭痛的負擔，手把手的教學不但佔用老手的時間，還得負起監督、檢核的責任。為了有效降低培訓成本、強化原有的導師制，將工作流程標準化、文件化是幫助新人更快上手的首要任務。
你可以利用剪取工具，快速編寫標準作業流程的文件，例如：在ERP操作、供應商後台、快遞公司叫件、相關檔案連結等，剪取複製關鍵步驟或畫面，貼成SOP的獨門秘笈，作為訓練時的教學材料，讓新人實際操作時，能夠如法炮製、自行找出答案，也減少其他同仁教學、校錯的時間。
Office情境4：用任意剪取強化PPT
PPT簡報是各大企業的工作日常，優秀的PPT簡報，除了美觀的版型設計外，更重要的是清晰的簡報邏輯，以及完整的資料佐證論點。使用Google大神找到資料後, 可以利用剪取工具的「任意形狀剪取」，直接裁下所需要的圖表、量身訂作的裁切，節省在PPT調整圖片的時間，有時也能作出專業的美工效果。
使用小祕技
將剪取工具釘選到＂開始＂
叫出Windows主選單及可立即開啟
<方法> 在剪取工具上按右鍵-->選取 "釘選到開始"。
右剪左貼，不須切換視窗
將撰寫工作的底稿與剪取用的資料稿件放置於不同螢幕，剪取右視窗資料後，貼於左視窗的底稿文件，節省切換不同視窗/軟體的時間。
善用快捷鍵＂ctrl +V＂
無敵好用的＂貼上＂快捷鍵，人人都該謹記在心!
善用"螢光筆"
直接在剪取圖片上清楚標示該注意的重點，ctrl+V貼上的圖片即帶有螢光標示，溝通效果更確實！
結論
剪取工具真的是Windows 10很便利的小軟體，當然，插上外接螢幕，以雙螢幕進行Office作業，更是每一位在乎效率的工作者，試過就愛上的好應用。好的工作方法帶來高效率，希望本文提供的＂雙螢幕＋剪取工具＂Office技巧能幫助您精進電腦操作、工作效率倍增！
關於雙螢幕的設定方式, 請參看本篇 7招必學！雙螢幕實用技巧，延伸桌面等搞定多視窗工作！